La semana pasada hablamos de los dos tipos de tareas que hay en el hogar: proyectos, y tareas recurrentes. Y dentro de las tareas recurrentes, mencionábamos dos: la limpieza en general, y el mantenimiento de los sistemas de organización. Hoy continuaremos con el tema, y hablaremos del mantenimiento de los sistemas de organización como tarea recurrente. Qué es un sistema de organización? Un sistema de organización es la forma de llamarle al “producto terminado”, luego de que hemos organizado un espacio: el cajón/gaveta de la ropa interior, el archivador de papeles, la despensa, el sitio donde guardamos los materiales de manualidades o los artículos de oficina. Supongamos que decidimos ordenar el lugar donde guardamos los artículos de tocador: jabones de baño, cremas dentales, botellas de shampoo, etc. Sacamos lo que no usamos, tiramos a la basura las botellas vacías, agrupamos los productos que nos quedan, y los ponemos en unas bandejas acrílicas, en canastas, en cajitas de zapatos forradas, etc. Eso es un sistema de organización. Cuando organizamos un espacio, debemos tratarlo como un proyecto, o sea, debe tener un inicio y un final específico, una extensión delimitada. Si no le ponemos límite, entonces nos veremos ordenando y cambiando y volviendo a mover para acá y para allá, sacando de una canasta y poniendo en otra, interminablemente, con la consecuencia de que trabajamos y trabajamos, y el área nunca se vio ordenada. Entonces, mientras organizamos, estamos realizando un “proyecto”. Pero, en cuanto terminamos de organizar, ese “proyecto” se termina, y el sistema de organización debe entrar en modo “mantenimiento”. A qué me refiero? Me refiero a que nuestra casa no es un museo, no es estática. Nuestra vida es dinámica, continuamente compramos y usamos cosas, por lo tanto nuestros sistemas también deben ser dinámicos, para que continúen funcionando. Pongamos como ejemplo el lugar donde guardamos nuestra ropa interior. Digamos que designamos un cajón o gaveta de nuestra cómoda para guardar los brassieres y los calzones. Un día nos pusimos a ordenarlo, doblamos todas las piezas, las pusimos en un organizador bonito que compramos, y quedó de revista. Pero como es normal, todas las semanas usamos y lavamos algunas piezas de ropa interior. O resulta que al tiempo se nos van rompiendo o estirando algunas piezas, y debemos comprar ropa interior nueva. Si no me tomo el tiempo para traer mi ropa interior de la ropa limpia, doblar las prendas, abrir el cajón, y colocarlas en su organizador, de pronto toda mi ropa interior va a estar por toda la casa, y la gaveta/cajón va a estar vacía. O si fui a la tienda y compré más piezas de ropa interior, pero no saqué del cajón las piezas que estaban rotas, llegará el momento en que va a estar repleto, no voy a poder ni cerrarlo, y cuando quiera sacar alguna prenda, todo explota y queda tirado por el suelo. A veces decimos que un sistema que implementamos “no nos funciona”, pero es porque no nos tomamos el tiempo para darle el mantenimiento que requiere. Uno muy típico es el del famoso organizador de accesorios. Tenemos un hermoso organizador, con espacio para colocar los collares, las pulseras, los anillos y los aretes. Ponemos todos nuestros accesorios ahí todos bonitos, y los usamos un día. Pero luego de usarlos, en lugar de tomarnos el tiempo para colocar de nuevo los aretes y el collar donde estaban, los ponemos a un lado, o en el lavamanos, o donde sea, y entonces se nos enredan los collares, se nos pierden los aretes, y como ya no sabemos dónde están, no los volvemos a usar. Ves? No es que el sistema no funciona. Es que no le dimos mantenimiento. En qué consiste el mantenimiento de los sistemas de organización? Al realizar el proyecto de organización, designamos “un lugar para cada cosa”. El mantenimiento consiste en colocar “cada cosa en su lugar”. Para mantener la casa ordenada, debemos desarrollar procesos simples, y realizarlos consistentemente. Al poner las cosas de nuevo en su respectivo sitio, nos ahorraremos el trabajo de buscarlas por todos lados la próxima vez que las necesitemos. Y de paso ahorraremos tiempo también. Cuando colocas las cosas consistentemente en su lugar, el cerebro se va relajando, y va poniéndose en automático, porque no tiene que recordar dónde dejaste un millón de cosas, sino que de inmediato sabrá dónde están las tijeras, el papel, los marcadores, los lápices. Esta relajación del cerebro va dando espacio para la creatividad, y nos permite manejar mejor el estrés. Estos procesos simples son por ejemplo, comprometerte a hacer una revisión de 5 minutos antes de terminar el día, para botar cualquier basura que haya quedado por la casa, reacomodar las sillas alrededor de la mesa, ordenar los cojines de la sala, y poner en su lugar cualquier otra cosa que ande desubicada. Al siguiente día, habrá orden, y podrás iniciar tu jornada sin tener que enfrentar un desorden a primera hora de la mañana. Esta revisión de 5 minutos es un hábito, y debe cultivarse poco a poco, pero si lo practicas consistentemente, verás grandes frutos. Otro ejemplo de mantenimiento, talvez un poquitín más complejo, sería el que le damos a nuestro sistema de archivo de documentos. Puede ser que durante la semana, vayamos agrupando todos los papeles y documentos que ingresan a la casa (eliminando de una vez lo que es obvio que es basura), y una vez por semana nos sentamos a revisar esos papeles, decidiendo cuáles hay que eliminar, cuáles hay que archivar, y cuáles requieren una acción de nuestra parte (una firma para un permiso de la escuela, un recibo que haya que pagar, etc.) Pero al final, son simplemente un seguimiento, un mantenimiento a esos proyectos de organización, que bien vale la pena invertir, para sacar el mayor provecho a nuestro esfuerzo. Tarea Te dejo de tarea analizar cuáles son los sistemas de organización más dinámicos en tu hogar, y cómo puedes darles mantenimiento con procesos simples, de manera que se mantengan a lo largo del tiempo. Comparte tus hallazgos en el grupo de Facebook Organizadas Unidas, y así nos ayudamos entre todas.